Preisspiegel: Bieter vergleichen und Aufträge vergeben

Wer Gewerke an Subunternehmer vergibt, kennt den Nachmittag mit drei Excel-Dateien nebeneinander: Positionen manuell gegenüberstellen, Summen nachrechnen, hoffen, dass nichts verrutscht ist. Der Preisspiegel in BauOffice übernimmt das: Sie legen je Bieter ein Angebot an, und die Positionen werden über die Ordnungszahl (OZ) automatisch der richtigen LV-Position zugeordnet.

Das Ergebnis ist eine Vergleichsmatrix – Positionen in den Zeilen, Bieter in den Spalten. Der günstigste Preis je Position ist sofort erkennbar, ebenso die Summe je Bieter. Der Vergleich ist damit keine Fleißarbeit mehr, sondern eine Entscheidung.

Kommt das Angebot als GAEB-Datei (X84), lesen Sie es direkt ein. Der Import meldet dabei ehrlich, wie gut die Zuordnung gelungen ist: Wie viele Positionen wurden zugeordnet, welche blieben unbepreist, welche tragen eine fremde OZ, und welche Positionen des LV fehlen im Angebot ganz. Sie sehen also die Trefferqualität, statt eine Vollständigkeit vorgetäuscht zu bekommen.

Der praktische Alltag sieht aber oft anders aus: Ein kleiner Subunternehmer schickt kein GAEB, sondern ein PDF oder eine Mail. Deshalb lassen sich Preise auch von Hand je Position erfassen. Ohne diese Möglichkeit wäre der Preisspiegel für die Mehrheit der Bieter schlicht leer – und damit nutzlos.

Das ist der Punkt, an dem viele Vergleichstabellen falsch liegen. Wenn ein Bieter eine Position nicht angeboten hat, ist sein Preis dafür nicht 0 – er ist unbekannt. Würde man die Lücke als Null behandeln, wäre dieser Bieter automatisch „der günstigste", und zwar genau deshalb, weil er weniger anbietet als die anderen. Das ist keine Ersparnis, das ist eine Falle.

BauOffice behandelt Lücken deshalb konsequent als Lücken: Sie fließen weder in den Median noch in das Minimum noch in die Bietersumme ein. Ein Bieter mit unvollständigem Angebot erhält keinen Rang. Sie sehen, dass etwas fehlt – und entscheiden selbst, ob Sie nachfordern oder den Bieter ausschließen.

Ein einzelner Preis, der deutlich aus der Reihe fällt, ist ein Warnsignal: Entweder hat der Bieter die Position missverstanden, oder er spekuliert auf Mehrmengen. BauOffice markiert solche Ausreißer, sobald mindestens drei Preise für eine Position vorliegen – als deutlich über oder deutlich unter dem Median liegend.

Dabei wird bewusst mit dem Median gerechnet, nicht mit dem Mittelwert: Ein einziger Ausreißer würde den Mittelwert selbst verzerren und sich damit tarnen. Ebenso bewusst wird ein einfacher Faktor verwendet und keine statistische Streuungsschätzung – bei drei bis fünf Bietern würde eine Standardabweichung eine Präzision vortäuschen, die die Datenlage nicht hergibt.

Ist die Entscheidung gefallen, vergeben Sie den Auftrag im System. Je Leistungsverzeichnis kann höchstens ein Angebot vergeben werden – das ist nicht nur eine Regel in der Oberfläche, sondern in der Datenbank abgesichert. Damit bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer den Zuschlag bekommen hat.

Bieterpreise sind Wettbewerbsdaten. Deshalb hängt der Zugriff darauf an einer eigenen Berechtigung: Wer ein Leistungsverzeichnis lesen darf, darf nicht automatisch die Preise der Konkurrenz sehen. Sie steuern gezielt, wer im Betrieb Einblick in den Preisspiegel bekommt.