Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung ist:

[Firmenname des Betriebs], [Straße und Hausnummer — ladungsfähig, z. B. c/o-Geschäftsadresse], [PLZ und Ort], Deutschland
E-Mail: [kontakt@ihr-betrieb.de] · Telefon: [+49 30 0000000]

2. Datenschutzbeauftragter

[Name oder „Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt."]

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Anwendung dient der Verwaltung von Handwerksaufträgen (Kunden, Projekte, Aufgaben, Anfragen und zugehörige Dokumente/Fotos). Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

• Vertragsabwicklung (Anlage und Bearbeitung von Kunden, Projekten, Tickets): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen).
• Bearbeitung eingehender Anfragen (Posteingang/Triage): Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Angebots-/Auftragsanbahnung).
• Nutzerkonten der Mitarbeiter (Anmeldung, Rollen/Rechte): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 BDSG (Beschäftigtendatenverarbeitung).
• Protokollierung fachlicher Vorgänge (Aktivitätsprotokoll) und IT-Sicherheit: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit).
• Kontakt-/Demo-Anfragen über unsere Website (Formular /kontakt): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage).
• Betrieb und Sicherheit unserer Website (Zugriffsprotokolle des Webservers, aggregierte Statistik): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Einzelheiten in Abschnitt 8.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels-/steuerrechtlich): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten von Kunden/Ansprechpartnern: Name, Firma, Anschrift, E-Mail, Telefon, Notizen.
• Anfragedaten: Name, E-Mail, Telefon und Inhalt eingehender Anliegen.
• Projekt-/Auftragsdaten: Bezeichnung, Beschreibung, Adresse (z. B. Baustelle), Termine.
• Hochgeladene Dokumente/Fotos (können personenbezogene Inhalte enthalten).
• Mitarbeiterdaten: Name, E-Mail, Rolle, letzter Login.
• Kontaktanfragen über die Website: Name, E-Mail, optional Telefon, Betriebsname und Freitext-Nachricht sowie der gewünschte Kontaktweg.
• Technische Daten: Authentifizierungs-Cookies sowie Zugriffsprotokolle des Webservers (IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Referrer, Browser-/Systemkennung).

5. Kontaktformular auf unserer Website

Über das Formular /kontakt können Sie uns eine Anfrage senden (z. B. Demo oder Rückruf). Wir verarbeiten ausschließlich die von Ihnen eingegebenen Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist erforderlich, alle weiteren Felder sind freiwillig.

Datenminimierung: Wir speichern bei der Absendung weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Browser-Kennung (User-Agent). Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen nutzen wir ausschließlich ein verstecktes Formularfeld („Honeypot“) und eine Begrenzung der Anfragen pro Stunde — kein Tracking, kein externer Spamschutz-Dienst.

Löschung: Ihre Anfrage wird nach abschließender Bearbeitung gelöscht, spätestens jedoch 12 Monate nach Eingang. Kommt ein Vertragsverhältnis zustande, gelten die Fristen des Vertragsverhältnisses.

6. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Hosting und Datenspeicherung erfolgen bei: [Hosting-Anbieter mit vollem Firmennamen, z. B. IONOS SE] (Rechenzentrum in Deutschland). Mit diesem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

Für den Versand von E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Antworten auf Ihre Anfrage) nutzen wir den E-Mail-Dienst desselben Anbieters; die Zustellung erfolgt transportverschlüsselt.

KI-gestützte Textentwürfe (optional): Sofern Ihr Betrieb das Modul „KI-Entwurfstexte“ aktiviert hat, können berechtigte Nutzer zu einer Position eines Leistungsverzeichnisses oder Angebots einen Textentwurf erzeugen lassen. Dabei werden ausschließlich die erfassten Positionsdaten (Kurztext, Ordnungszahl, Menge, Einheit, Kostengruppe, übergeordnete Titel) an unseren Auftragsverarbeiter Mistral AI (Frankreich) übermittelt und dort in der EU verarbeitet — es findet keine Übermittlung in Drittländer statt, und die Daten werden vertraglich ausgeschlossen nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Anfragen und Entwürfe werden von uns weder gespeichert noch protokolliert; gespeichert wird ausschließlich der Text, den Sie nach Prüfung ausdrücklich übernehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt — jeder Entwurf wird von einem Menschen geprüft und übernommen oder verworfen.

7. Speicherdauer / Löschkonzept

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Konkret:

• Eingehende Anfragen ohne Auftragsbezug werden nach Fristablauf endgültig gelöscht.
• Anfragen über das Kontaktformular werden nach Bearbeitung, spätestens nach 12 Monaten gelöscht.
• Aus den Zugriffsprotokollen des Webservers wird die IP-Adresse nach spätestens 14 Tagen automatisch entfernt; die dann personenbezugsfreien Protokolle bleiben für Betrieb und Statistik erhalten.
• Gelöschte Dokumente/Fotos werden nach Fristablauf endgültig aus dem Speicher entfernt.
• Kunden-/Projektdaten mit handels-/steuerrechtlicher Relevanz werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt und danach anonymisiert oder gelöscht.
• Auf Verlangen der betroffenen Person werden ihre Daten unverzüglich gelöscht bzw. anonymisiert, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO).

8. Cookies, Tracking und Server-Logfiles

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung gesetzt (Sitzungs-/Authentifizierungs-Cookies, httpOnly, SameSite=strict). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Skripte ein — auch keine sogenannten cookielosen. Es findet keine Profilbildung statt, und es werden keine Daten zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich, weil wir auf Ihr Endgerät ausschließlich im technisch notwendigen Umfang zugreifen.

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Webserver — wie bei jedem Internetdienst technisch unvermeidbar — Zugriffsdaten in einer Protokolldatei: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte Seite, den übertragenen Datenumfang, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser- und Betriebssystemkennung. Diese Daten dienen dem sicheren und störungsfreien Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen sowie einer rein statistischen, aggregierten Auswertung der Seitenaufrufe. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse hieran (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine Zusammenführung dieser Daten mit Ihrer Person oder mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Ihre IP-Adresse wird nach spätestens 14 Tagen automatisch und unwiderruflich aus den Protokolldateien entfernt; eine längere Speicherung der IP-Adresse erfolgt nur, soweit ein konkreter Sicherheitsvorfall dies erfordert. Die verbleibenden Protokolldaten lassen ohne die IP-Adresse keinen Bezug zu Ihrer Person mehr zu und werden für Betrieb, Fehlersuche und aggregierte Statistik weiter aufbewahrt.

Sie können dieser Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO) — eine formlose Nachricht an [kontakt@ihr-betrieb.de] genügt.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an [kontakt@ihr-betrieb.de].

10. Beschwerderecht

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: [Zuständige Landesdatenschutzbehörde des Betriebssitzes, z. B. „Der Landesbeauftragte für Datenschutz …"].

11. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, u. a. Verschlüsselung der Passwörter (Argon2id), Transportverschlüsselung (HTTPS), rollenbasierte Zugriffskontrolle, mandantengetrennte Datenhaltung (Row-Level-Security) sowie protokollierte Zugriffe.