Nachunternehmer vergeben: Angebote vergleichen statt Excel-Tabellen kopieren
Sie holen für ein Gewerk drei, vier oder fünf Angebote ein. Einer schickt eine GAEB-Datei, zwei schicken PDFs, einer hat zwei Positionen nicht angeboten. Am Ende steht die Frage, die sich mit einer kopierten Excel-Tabelle nur schwer sauber beantworten lässt: Wer ist wirklich der Günstigste – und ist er es auch dann noch, wenn man mitzählt, was er gar nicht angeboten hat?
Der Ablauf: vom LV bis zur Vergabe
Ein Vergleich funktioniert nur, wenn alle über dieselben Positionen sprechen. Deshalb steht am Anfang das Leistungsverzeichnis als eigenständiges Objekt – selbst erstellt oder aus einer GAEB-Datei des Bauherrn übernommen. Die Ordnungszahl (OZ) jeder Position ist der gemeinsame Schlüssel: über alle Angebote hinweg, und später auch über Aufmaß, Nachtrag und Rechnung.
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LV bereitstellen
Grundlage ist ein Leistungsverzeichnis – selbst erstellt oder als GAEB-Datei vom Bauherrn übernommen. Alle Bieter bekommen dieselben Positionen mit denselben Ordnungszahlen.
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Angebote je Bieter erfassen
Wer GAEB kann, liefert eine X84 – die lesen Sie ein. Wer nur ein PDF schickt, wird manuell erfasst. Beide Wege führen in denselben Preisspiegel.
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Zuordnung prüfen
Der Import meldet zurück, was er gefunden hat: zugeordnet, unbepreist, fremde OZ, im Angebot fehlend. Sie sehen also, worauf der Vergleich gleich beruht.
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Preisspiegel bilden
Die Vergleichsmatrix stellt alle Bieter Position für Position nebeneinander – Zeile ist die Ordnungszahl, Spalte ist der Bieter.
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Ausreißer erkennen
Ab drei Preisen je Position wird gegen den Median geprüft. Auffällige Einheitspreise sehen Sie, bevor Sie vergeben – nicht erst beim Aufmaß.
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Vergeben
Genau ein Angebot je LV wird vergeben. Die Entscheidung ist damit dokumentiert und nicht die letzte Version einer Excel-Datei im Mailanhang.
Angebote erfassen: X84 einlesen oder Preise eintragen
Große Nachunternehmer liefern eine X84. Die lesen Sie je Bieter ein, die Zuordnung erfolgt über die Ordnungszahl. Kleine Betriebe schicken oft nur ein PDF oder eine Mail mit Preisen – deshalb lassen sich Preise im Preisspiegel auch von Hand eintragen. Ein Bieter fällt nicht aus dem Vergleich, nur weil er kein GAEB kann.
Beim Import bekommen Sie die Trefferqualität ausgewiesen: welche Positionen zugeordnet wurden, welche unbepreist geblieben sind, welche Ordnungszahlen fremd sind und welche im Angebot fehlen. Sie wissen also, worauf Ihr Vergleich beruht, bevor Sie ihn anstellen.
Ein fehlender Preis ist keine Null
Das ist der Punkt, an dem selbstgebaute Tabellen regelmäßig kippen. Wenn eine leere Zelle als 0 in die Summe läuft, gewinnt der Bieter, der am wenigsten angeboten hat. Er ist nicht günstiger – er ist unvollständig.
Im Preisspiegel bleibt eine Lücke deshalb eine Lücke. Sie fließt weder in den Median noch in das Minimum einer Position ein, und sie fließt nicht in die Bietersumme ein. Ein Bieter mit Lücken bekommt außerdem keinen Rang – er erscheint in der Matrix, aber er wird nicht als „Erster“ ausgewiesen, nur weil er Positionen ausgelassen hat. Ob Sie ihn trotzdem beauftragen, entscheiden Sie; die Software rechnet es Ihnen nur nicht schön.
Fließt in den Vergleich ein
- Preise, die ein Bieter tatsächlich angeboten hat – egal ob per X84 eingelesen oder von Hand eingetragen
- Bietersummen, die ausschließlich aus angebotenen Positionen entstehen
- Median und Minimum je Position, gebildet nur aus vorhandenen Preisen
- Ein Rang – nur für Bieter, die alle Positionen bepreist haben
Fließt bewusst nicht ein
- Fehlende Positionen als Preis 0 – eine Lücke ist kein Angebot
- Lücken im Median oder Minimum einer Position
- Lücken in der Bietersumme (die Summe würde sonst künstlich sinken)
- Ein Rang für Bieter mit Lücken – wer weniger anbietet, ist nicht automatisch günstiger
Ausreißer: ab drei Preisen, gemessen am Median
Ein auffälliger Einheitspreis ist selten ein Rechenfehler des Bieters – häufiger ist er eine Wette darauf, dass die Menge sich später verschiebt. Deshalb prüft der Preisspiegel jede Position auf Ausreißer, aber erst ab drei vorliegenden Preisen. Bei zwei Angeboten gibt es keinen Vergleichswert, sondern nur zwei Zahlen.
Gemessen wird am Median, nicht am Mittelwert. Der Grund ist einfach: Ein extremer Ausreißer zieht den Mittelwert in seine eigene Richtung und macht sich so selbst unauffällig. Der Median – der mittlere Preis – bleibt davon unbeeindruckt und ist der ehrlichere Maßstab.
Vergeben – und danach weiter mit denselben Positionen
Je Leistungsverzeichnis wird genau ein Angebot vergeben; das ist in der Datenbank abgesichert, nicht nur eine Regel in der Oberfläche. Die Vergabeentscheidung ist damit dokumentiert und nicht die letzte Version einer Datei im Mailanhang.
Bieterpreise hängen an einer eigenen Berechtigung: Wer das LV lesen darf, sieht nicht automatisch die Preise der Konkurrenz. Und nach der Vergabe geht es mit denselben Ordnungszahlen weiter – ins Aufmaß nach VOB/C (inklusive Übermessung und Aufmaß per Foto), in Nachträge aus LV-Positionen und schließlich in die Rechnung. Was die VOB vorgibt, bleibt dabei der Maßstab.
Nach der Vergabe: Beauftragung, Budget und Soll/Ist
Mit der Vergabe ist die Auswahl getroffen, aber die Kostenkontrolle fängt erst an. Aus dem vergebenen Angebot wird eine Beauftragung mit fester Netto-Auftragssumme – das Soll, gegen das jede eingehende Rechnung dieses Nachunternehmers gemessen wird. Die Auftragssumme lässt sich dabei per Klick aus dem Leistungsverzeichnis übernehmen.
Ordnen Sie die Eingangsrechnungen des Nachunternehmers der Beauftragung zu, rechnet BauOffice Soll gegen Ist: Auftragssumme, bereits Abgerechnetes, noch Erfasstes und der verbleibende Rest stehen nebeneinander. Übersteigt die Summe der Rechnungen die Auftragssumme, erscheint eine Budget-Warnung – schon beim Zuordnen, nicht erst in der Schlussrechnungsprüfung. Sie blockiert bewusst nicht, denn Mehrvergabe und Nachunternehmer-Nachträge sind im GU-Alltag normal.
Häufige Fragen
Mein Nachunternehmer schickt nur ein PDF. Kann ich ihn trotzdem vergleichen?
Ja. Der Preisspiegel lebt nicht davon, dass alle Bieter GAEB können. Wer eine X84 liefert, wird eingelesen und über die Ordnungszahl automatisch zugeordnet. Wer nur ein PDF schickt, wird von Hand erfasst – Sie tragen die Preise je Position ein. Beide landen in derselben Vergleichsmatrix.
Was passiert, wenn ein Bieter einzelne Positionen nicht anbietet?
Eine fehlende Position wird nicht als Preis 0 gewertet. Die Lücke fließt weder in den Median noch in das Minimum noch in die Bietersumme ein, und ein Bieter mit Lücken bekommt keinen Rang. Sonst wäre er nur deshalb der „Günstigste", weil er weniger anbietet – und Sie würden ein Angebot vergeben, das gar nicht vollständig ist.
Wie werden Ausreißer erkannt?
Erst ab drei Preisen für eine Position, gemessen am Median. Bei zwei Angeboten gibt es keinen sinnvollen Vergleichswert – nur zwei Zahlen. Und gemessen wird bewusst am Median, nicht am Mittelwert: Ein extremer Ausreißer würde den Mittelwert selbst mitverschieben und sich dadurch unauffällig machen.
Sieht jeder im Betrieb die Preise der Bieter?
Nein. Bieterpreise hängen an einer eigenen Berechtigung. Wer das Leistungsverzeichnis lesen darf, sieht damit nicht automatisch die Angebote der Konkurrenz. Vergeben lässt sich pro LV genau ein Angebot – das ist in der Datenbank abgesichert, nicht nur in der Oberfläche.
Passend dazu
Angebote vergleichen, ohne sich zu verrechnen
X84 einlesen oder Preise eintragen, Vergleichsmatrix bilden, Ausreißer am Median erkennen – und die Vergabe dokumentieren.
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