Handwerkersoftware mit GAEB: worauf Sie achten müssen
Die meisten Handwerksprogramme hören beim Angebot auf. Die meisten AVA-Programme reden mit Architekten. Wenn Sie als ausführender Betrieb auf ein öffentliches Leistungsverzeichnis bieten wollen, stehen Sie dazwischen – und genau dort entscheidet die GAEB-Schnittstelle darüber, ob Sie überhaupt mitbieten können.
Die Lücke zwischen Handwerksprogramm und AVA
Der Markt ist zweigeteilt. Auf der einen Seite stehen Handwerksprogramme: Sie können Kunden, Angebote, Zeiten und Rechnungen – und enden dort. Auf der anderen Seite stehen AVA-Programme: Sie können Leistungsverzeichnisse, GAEB und Kostenberechnung – sind aber für Planer und Architekten gebaut, also für die Seite, die ausschreibt.
Ein Betrieb mit 10 bis 50 Mitarbeitern, der gelegentlich auf ein öffentliches LV bietet, fällt in diese Lücke. Er braucht keinen zweiten Arbeitsplatz mit Planersoftware. Er braucht genau einen Weg: die GAEB-Datei einlesen, kalkulieren, das Angebot zurückgeben – und wenn er den Zuschlag bekommt, gegen dieselben Positionen aufmessen und abrechnen.
Sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten
„GAEB-Schnittstelle“ steht schnell auf einer Website. Was dahintersteckt, unterscheidet sich erheblich. Diese Fragen trennen die Spreu vom Weizen – bei uns wie bei jedem anderen Anbieter:
- 1
Kann die Software eine X83 einlesen?
Das ist die Datei, die Sie vom Planer oder öffentlichen Auftraggeber bekommen.
- 2
Kann sie ein Angebot als X84 exportieren?
Ohne Export können Sie zwar kalkulieren, aber nicht abgeben. Der häufigste blinde Fleck.
- 3
Werden DA-XML 3.2 und 3.3 unterstützt?
Nicht jedes Planungsbüro ist auf dieselbe Version umgestiegen. Eine Zielversion, die sich wählen lässt, erspart Ihnen Rückfragen.
- 4
Sind die Exporte gegen die offiziellen XSDs geprüft?
Eine formal fehlerhafte Datei wird von der Gegenseite verworfen – oft ohne verständliche Fehlermeldung.
- 5
Ist GAEB im Standardtarif enthalten?
Prüfen Sie die Preisliste genau. Wenn die Schnittstelle erst in einer höheren Ausbaustufe kommt, zahlen Sie für die Möglichkeit mitzubieten.
- 6
Führt der Weg vom LV bis zur Rechnung?
Ein Import ist nur der Anfang. Entstehen aus dem LV auch Aufmaß, Nachtrag und Rechnung – oder endet die Kette beim Angebot?
So beantwortet BauOffice die Checkliste
Damit Sie die sechs Fragen oben auch bei uns anwenden können, hier unsere Antwort:
Enthalten
- GAEB X81, X82, X83, X84 und X86 lesen und schreiben
- DA-XML 3.2 und 3.3, Zielversion beim Export wählbar
- Exporte gegen die offiziellen Phasen-XSDs belegt
- Leistungsverzeichnis als eigenständiges Objekt, nicht als Nebenprodukt des Angebots
- Leistungsverzeichnis-Import auch aus CSV und Excel (XLSX), mit Mapping-Vorschau
- Preisspiegel: mehrere Bieter vergleichen, Ausreißer erkennen, Vergabe dokumentieren
- Aufmaß nach VOB/C – inklusive Übermessung und Aufmaß per Foto
- Tiefbau: Punktwolke (LAS/LAZ) zu Geländemodell, Volumen und REB-Aufmaß
- Nachträge direkt aus den LV-Positionen
- Katalog-Import per DATANORM 4.0 und UGL
- GoBD-konforme Rechnung und E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
- E-Rechnungen empfangen und einlesen – auch als in einer PDF eingebettetes XML
- Eingangsrechnungen prüfen (§ 13b, Dubletten) und Nachunternehmer-Budgets als Soll/Ist führen
- Offline-fähige Baustellen-App für iOS und Android
GAEB gehört in den Standard, nicht in den Aufpreis
Prüfen Sie bei jedem Anbieter, in welchem Tarif die GAEB-Schnittstelle liegt. Wird sie erst in einer höheren Ausbaustufe freigeschaltet, zahlen Sie nicht für Komfort – Sie zahlen für die Möglichkeit, überhaupt an einer Ausschreibung teilzunehmen. Für einen Betrieb mit zwei oder drei öffentlichen Aufträgen im Jahr rechnet sich das selten.
Bei uns ist der GAEB-Austausch Teil des Systems, ebenso der Katalog-Import per DATANORM und UGL. Wer kalkuliert, braucht aktuelle Preise und eine funktionierende Schnittstelle. Das ist Grundausstattung.
Häufige Fragen
Welche GAEB-Phasen braucht ein ausführender Betrieb wirklich?
In der Praxis vor allem zwei: X83 (die Angebotsaufforderung, die Sie vom Planer bekommen) und X84 (Ihre Angebotsabgabe mit Preisen). X81, X82 und X86 kommen je nach Projekt dazu. Wenn ein Anbieter „GAEB-Import" bewirbt, aber keinen X84-Export kann, ist der Weg für Sie eine Sackgasse – Sie können lesen, aber nicht antworten.
Reicht es, wenn die Software GAEB nur importieren kann?
Nein. Ein reiner Import hilft Ihnen beim Kalkulieren, aber der Auftraggeber erwartet Ihr Angebot im GAEB-Format zurück. Ohne Export tippen Sie am Ende doch ab – oder Sie bieten nicht mit. Fragen Sie deshalb konkret nach dem X84-Export.
Was bedeutet „schema-konform" und warum ist das wichtig?
Eine GAEB-Datei muss formal exakt der Spezifikation entsprechen: eigener XML-Namensraum je Austauschphase, korrekte Versionsangabe. Ist sie das nicht, verwirft die Software des Auftraggebers sie – und Sie erfahren es im schlechtesten Fall kurz vor Submissionsschluss. Fragen Sie, gegen welche offiziellen XSDs die Exporte geprüft sind.
Bietet BauOffice GAEB nur im teuersten Tarif?
Nein. Der GAEB-Austausch ist Teil des Systems, ebenso der Katalog-Import per DATANORM und UGL. Eine Schnittstelle, die darüber entscheidet, ob Sie überhaupt mitbieten können, gehört unserer Auffassung nach nicht hinter eine Ausbaustufe.
Brauche ich zusätzlich ein AVA-Programm?
Klassische AVA-Programme richten sich an Planer und Architekten – sie schreiben Leistungsverzeichnisse aus. Als ausführender Betrieb brauchen Sie den umgekehrten Weg: LV einlesen, kalkulieren, Angebot zurückgeben, aufmessen, abrechnen. Genau dieser Weg ist in BauOffice abgedeckt, ohne ein zweites Programm.
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