Software für Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebe
SHK-Betriebe sind gleichzeitig im Neubau, bei der Heizungswartung und im Notdienst unterwegs. BauOffice fasst Kundendaten, laufende Aufträge, Wartungshistorien und die kaufmännische Abwicklung von Angebot bis Rechnung in einer Lösung zusammen – Büro, Baustelle und Abrechnung in einem System, damit Ihre Disponenten weniger koordinieren müssen und Ihre Techniker mehr Zeit am Objekt haben.
Typische Herausforderungen im SHK-Betrieb
- Wartungsverträge und nächste Inspektionstermine sind in unterschiedlichen Tabellen verstreut
- Bei Heizungsausfällen fehlen dem Techniker vor Ort sofort die Wartungshistorie und Ersatzteilnotizen
- Mängelmeldungen aus Gewährleistungsfällen sind schwer von regulären Aufträgen zu trennen
- Angebote und Auftragsbestätigungen werden per Hand erstellt und gehen im E-Mail-Verlauf unter
- Mehrere Baustellen mit Subunternehmern gleichzeitig zu koordinieren kostet unverhältnismäßig viel Zeit
Wartungshistorie und Serviceverträge im Griff
Jede Heizungsanlage, jede Therme und jede Lüftungsanlage kann in BauOffice als Objekt einem Kunden zugeordnet werden. Alle durchgeführten Wartungen, Messwerte und ausgetauschten Bauteile werden direkt am Projekt protokolliert. Damit hat Ihr Techniker beim nächsten Einsatz sofort die gesamte Servicehistorie im Blick – ohne Anruf ins Büro.
Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Abnahme
Von der ersten Kundenanfrage über das Angebot bis zur Fertigstellungsdokumentation und Rechnung begleitet BauOffice den gesamten Prozess. Aufträge werden angelegt, Tätigkeiten als Tickets vergeben und Statusänderungen in Echtzeit vermerkt; Rechnungen erstellen Sie GoBD-konform und als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD). Das Aktivitätsprotokoll belegt lückenlos, wer wann welche Arbeiten ausgeführt hat – ein unverzichtbares Instrument bei Gewährleistungsstreitigkeiten.
Baustellendokumentation für Installationen und Abnahmen
Fotos von Rohrleitungsführungen, Druckprüfungen und Abnahmedokumenten laden Ihre Monteure direkt per Smartphone in BauOffice hoch. Die Bilder sind dem jeweiligen Projekt zugeordnet und nach Datum geordnet. So entsteht ein lückenloses Fotobuch, das bei Rückfragen oder Versicherungsschäden sofort vorgelegt werden kann.
Kundenverwaltung und Anfragenbearbeitung
Im SHK-Alltag melden sich Kunden oft gleichzeitig – per Telefon, E-Mail und Online-Formular. BauOffice bündelt alle eingehenden Anfragen, ordnet sie automatisch dem passenden Kunden zu und ermöglicht eine schnelle Priorisierung nach Dringlichkeit. Notdienstanfragen lassen sich sofort als Auftrag anlegen, während planbare Aufträge in der Warteschlange bleiben.
Häufige Fragen
Kann BauOffice Wartungsintervalle für Heizungsanlagen automatisch erinnern?
Sie können Wartungsaufgaben mit einem Fälligkeitsdatum anlegen. Das Dashboard zeigt Ihnen alle anstehenden Termine auf einen Blick, sodass Sie frühzeitig planen und Kunden informieren können.
Wie dokumentiere ich Druckprüfungen und Messprotokolle in BauOffice?
Messprotokolle und Prüfdokumente laden Sie als Datei direkt zur jeweiligen Maßnahme im Projekt hoch. PDFs, Fotos und Excel-Tabellen werden unterstützt und sind jederzeit abrufbar.
Ist BauOffice auch für den Notdienst-Einsatz geeignet?
Ja. Neue Aufträge können auch unterwegs über den Browser angelegt werden. Techniker sehen zugewiesene Aufgaben sofort auf ihrem Smartphone, ohne die App herunterladen zu müssen.
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