Auf eine öffentliche Ausschreibung bieten – ohne AVA-Programm

Warum das Handwerksprogramm hier meistens aufhört

Ein normales Handwerksprogramm kennt Kunden, Angebote und Rechnungen – aber kein Leistungsverzeichnis, das jemand anderes geschrieben hat. Ein AVA-Programm kennt das Leistungsverzeichnis sehr genau, ist aber für die Seite gebaut, die ausschreibt: für Planer und Architekten.

Sie stehen dazwischen. Sie brauchen keinen Arbeitsplatz mit Planersoftware, sondern genau einen Weg: die X83 einlesen, kalkulieren, das Angebot als X84 zurückgeben – und nach dem Zuschlag gegen dieselben Positionen aufmessen und abrechnen. Welche Fragen Sie dazu jedem Anbieter stellen sollten, steht im Vergleich „Handwerkersoftware mit GAEB“.

Der Weg, Schritt für Schritt

Die GAEB-Phasen sind keine Software-Marotte, sondern die Stationen des Verfahrens: X81 ist die Leistungsbeschreibung, X82 der Kostenanschlag, X83 die Angebotsaufforderung, X84 die Angebotsabgabe, X86 die Auftragserteilung. Als Bieter durchlaufen Sie sie in dieser Reihenfolge:

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   Die X83 kommt herein

   Der öffentliche Auftraggeber oder sein Planungsbüro schickt die Angebotsaufforderung als GAEB-Datei – Positionen, Texte und Mengen, aber ohne Preise. Die Preise sollen Sie liefern.

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   Datei einlesen

   Sie importieren die Datei. Der Import meldet Ihnen zurück, was er gefunden hat – Sie sehen also vor dem Kalkulieren, ob die Datei vollständig übernommen wurde.

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   Es entsteht ein Leistungsverzeichnis

   Aus der Datei wird ein eigenständiges LV im System, mit Ordnungszahlen, Positionstexten und Mengen. Nicht nur ein Angebotsentwurf, den Sie danach wegwerfen.

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   Kalkulieren

   Sie hinterlegen Einheitspreise – von Hand oder gestützt auf Ihren Artikelkatalog, den Sie per DATANORM oder UGL von Ihrem Großhändler eingelesen haben.

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   Als X84 zurückgeben

   Ihr bepreistes Angebot exportieren Sie als X84 – in der Zielversion, die der Auftraggeber erwartet. Kein Abtippen in ein fremdes Formular, keine Excel-Zwischenschicht.

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   Zuschlag als X86

   Erhalten Sie den Auftrag, kommt die Auftragserteilung als X86 zurück. Ab hier ist das LV nicht mehr Kalkulationsgrundlage, sondern Vertragsgrundlage.

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   Aufmessen – gegen dieselben Positionen

   Auf der Baustelle messen Sie nach VOB/C auf, inklusive Übermessung. Jede Aufmaßzeile hängt an der Ordnungszahl, gegen die Sie kalkuliert haben.

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   Nachtrag bei Zusatzleistung

   Was nicht im LV steht, wird nicht stillschweigend miterledigt. Nachträge entstehen direkt aus den LV-Positionen und bleiben nachvollziehbar mit dem Hauptauftrag verbunden.

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   Abrechnen

   Die Rechnung entsteht aus denselben Positionen – Sie stellen das, was beauftragt und aufgemessen wurde, gegen die OZ des Auftraggebers.

Einlesen heißt: Sie sehen, was angekommen ist

Ein Import, der stillschweigend etwas verschluckt, ist gefährlicher als gar keiner. Deshalb meldet der GAEB-Import die Trefferqualität zurück: welche Positionen zugeordnet wurden, welche unbepreist geblieben sind, welche Ordnungszahlen fremd sind und welche im Angebot fehlen. Sie korrigieren also vor der Abgabe, nicht danach.

Aus der Datei entsteht ein Leistungsverzeichnis als eigenständiges Objekt – nicht ein Angebot, das zufällig aus einer Datei kam. Das ist der Unterschied, der später zählt: Die Ordnungszahl (OZ) bleibt der gemeinsame Schlüssel über Angebot, Aufmaß, Nachtrag und Rechnung.

Zurückgeben: X84 in der Version, die erwartet wird

Der häufigste blinde Fleck bei Software mit „GAEB-Schnittstelle“ ist der Rückweg. Sie können importieren und kalkulieren – aber abgeben müssen Sie doch von Hand. BauOffice exportiert Ihr bepreistes Angebot als X84. Unterstützt werden DA-XML 3.2 und 3.3; die Zielversion wählen Sie beim Export, weil nicht jedes Planungsbüro auf demselben Stand ist. Die Exporte sind gegen die offiziellen Phasen-XSDs belegt – eine formal fehlerhafte Datei wird von der Gegenseite sonst verworfen, im schlechtesten Fall kurz vor Submissionsschluss.

Nach dem Zuschlag: aufmessen, Nachträge, abrechnen

Mit der X86 wird aus Ihrer Kalkulation ein Vertrag. Ab hier arbeiten Sie weiter gegen dieselben Positionen: Aufmaß nach VOB/C inklusive Übermessung, auf Wunsch als Aufmaß per Foto direkt auf der Baustelle. Grundlage bleibt die VOB – nicht das, was gerade praktisch erscheint.

Kommt eine Leistung dazu, die im LV nicht steht, entsteht daraus ein Nachtrag – direkt aus den LV-Positionen, damit der Bezug zum Hauptauftrag erhalten bleibt. Die Rechnung entsteht am Ende aus derselben Struktur. Sie tippen die Positionen des Auftraggebers kein einziges Mal ab.