KI-Assistent: Anliegen hinschreiben statt sechs Masken ausfüllen

Der übliche Weg für eine Kleinigkeit ist lang: Kunde suchen, Projekt öffnen, Aufgabe finden, Status setzen, Fotos anhängen, Zeit buchen. Im Kommandofeld auf dem Dashboard schreiben Sie stattdessen: „Kunde Mustermann, Projekt Dachsanierung, Aufgabe Fensteraufmaß ist erledigt, Fotos anbei." Der Assistent löst die genannten Datensätze über dieselbe Schnittstelle auf, die auch die Oberfläche benutzt.

Ist etwas mehrdeutig – zwei Kunden Mustermann, drei Projekte mit ähnlichem Namen –, kommt eine Rückfrage mit nummerierter Auswahl statt einer Vermutung. Erst wenn alles eindeutig ist, entsteht ein Aktionsplan: Schritt für Schritt in Klartext, mit den Klarnamen der betroffenen Datensätze. Auch Ketten sind möglich – Kunde anlegen, Projekt darunter, Aufgabe darin –, weil sich spätere Schritte auf frühere beziehen können.

Das ist keine Formulierungsregel, sondern die Bauweise: Innerhalb der Denkschleife darf das Modell ausschließlich lesen. Jede schreibende Aktion wird nur gesammelt und als „geplant" vermerkt. Ausgeführt wird sie in einem zweiten Aufruf, den ein Mensch auslöst – und der kein Sprachmodell mehr anfasst. Zwischen Vorschlag und Wirkung liegt also immer ein bewusster Klick.

Fehlt für auch nur eine Aktion des Plans das nötige Recht, läuft keine einzige. Ein halb ausgeführter Plan wäre ein Datenstand, den niemand bestellt hat. Wer das Bestätigen für Routinefälle abkürzen will, kann unter Verwaltung → Betrieb einen Direktmodus einschalten – standardmäßig ist er aus, die Rückfrage bei Mehrdeutigkeit bleibt auch dann bestehen, und Aktionen mit hohem Risiko sind davon ausgenommen.

Was der Assistent überhaupt tun kann, steht in einer geschlossenen Werkzeugliste. Was dort nicht steht, existiert für ihn nicht – es gibt keinen freien Datenbankzugriff und keinen Umweg. Dauerhaft draußen und durch Tests bewacht: Mandanten-, Nutzer- und Rollenverwaltung, der DSGVO-Datenexport, jedes Löschen, das Festschreiben und Stornieren von Rechnungen, Zahlungen, das Mahnwesen und der Bauschriftverkehr. Angebote und Rechnungen sind ausschließlich lesend eingebunden.

Darüber liegt Ihre normale Rechtevergabe, und zwar doppelt: Dem Modell werden von vornherein nur die Werkzeuge gezeigt, die der anfragende Mitarbeiter selbst ausführen dürfte – und bei der Ausführung wird dieselbe Berechtigung noch einmal geprüft. Auch die Mandantentrennung gilt unverändert: Jedes Werkzeug ruft den regulären Fachdienst, nicht die Datenbank. Eine Kennung aus einem fremden Betrieb führt zu „nicht gefunden", nicht zu einem Datenleck. Und Module, die bei Ihnen aus sind, verschwinden samt ihrer Werkzeuge aus dem Prompt – geplant wird dann gar nicht erst, was die Schnittstelle ohnehin abweisen würde.

Die bekannteste Schwäche von Sprachmodellen ist die plausibel klingende Erfindung. Dagegen steht eine harte Schranke: Bevor ein Plan überhaupt angezeigt wird, löst der Server jede darin referenzierte Kennung gegen die Datenbank auf. Lässt sich eine nicht auflösen, gibt es keinen Plan – statt eines Vorschlags, der auf einem Phantom-Kunden arbeitet.

Der angenehme Nebeneffekt: Die Zeile „Betrifft: Mustermann GmbH" im Bestätigungsdialog kommt aus Ihrer Datenbank, nicht aus dem Modell. Sie bestätigen also, was tatsächlich passieren wird, und nicht, was das Modell darüber geschrieben hat.

Neben dem Kommandofeld sitzt die KI an zwei Stellen, an denen Fleißarbeit anfällt. Im Leistungsverzeichnis und im Angebot schlägt sie zu einem Kurztext einen Langtext vor – im Prüfdialog editierbar, deutlich als KI-Entwurf gekennzeichnet und mit einer Liste dessen, was das Modell als fehlende Angabe erkannt hat. Übernommen wird der Text nur ins Formularfeld, und nur auf Klick; Verwerfen hinterlässt keine Spur.

Zu einem frei erfassten Aufmaß schlägt sie außerdem passende LV-Positionen des Projekts vor, mit Konfidenz und Begründung. Damit dabei nichts erfunden werden kann, antwortet das Modell nur mit Nummern aus einer vorgelegten Kandidatenliste – eine Nummer außerhalb der Liste wird verworfen. Zugeordnet wird über denselben regulären Weg wie von Hand, und die Zuordnung von Hand bleibt jederzeit möglich.

Mengen, Preise und Abrechnung rechnet BauOffice deterministisch – dort hat ein Sprachmodell nichts verloren. Die Übermessung nach VOB/C, die GAEB-Ein- und -Ausgabe, die Kostengliederung nach DIN 276, die Prüfung eingehender E-Rechnungen und die Volumenermittlung aus Punktwolken laufen ohne KI und ohne OCR. Sie sind nachrechenbar, und zwei Läufe liefern dasselbe Ergebnis.

Ebenso wenig gibt es einen freien Chat über Ihren gesamten Datenbestand, eine automatische Symbol- oder Texterkennung im Bauplan, eine Bewertung von Bewerbungen oder irgendeine Form von Leistungskontrolle über Mitarbeiter. Das ist keine Lücke im Fahrplan, sondern eine festgehaltene Grenze aus unserem KI-Dossier.

Die KI ist das einzige Modul in BauOffice, das nicht mitgeliefert aktiv ist: Sie ist bei jedem Betrieb standardmäßig aus und wird bewusst freigeschaltet – auch im Voll-Paket. Danach entscheidet die Rollenvergabe, wer sie benutzen darf, und unter Verwaltung → Betrieb setzen Sie eine monatliche Obergrenze an Anfragen. Der Verbrauch wird protokolliert: Modell, Anzahl, Dauer, Ausgang – ohne Inhalte und ohne Zuordnung zu einer Person.

An den Anbieter geht der Text Ihres Anliegens samt der gekappten Leseergebnisse, die zur Bearbeitung nötig sind – nicht mehr. Fotos und Dateien erreichen ihn nie: Übermittelt werden nur Dateiname, Typ und Größe, hochgeladen wird anschließend direkt aus Ihrem Browser in Ihren Speicher. Verlauf und Antworten werden nicht gespeichert. Welcher Anbieter und welches Modell zum Einsatz kommen, steht im Produkt an jedem Vorschlag und in der Datenschutzerklärung; ausgeführte Aktionen sind im Aktivitätsprotokoll als vom Assistenten ausgelöst erkennbar.