Eingangsrechnungen prüfen und freigeben

In vielen Betrieben sammeln sich die Rechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern auf dem Schreibtisch, im Postfach und in der Jackentasche des Bauleiters. Bezahlt wird nach Mahnung, geprüft wird gar nicht, und am Jahresende weiß niemand, welche Baustelle wie viel Fremdleistung verschlungen hat. In BauOffice erfassen Sie jede Eingangsrechnung als eigenen Beleg – mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto.

Die Lieferanten führen Sie dabei in einem eigenen Stamm, bewusst getrennt vom Kundenstamm, mit USt-IdNr., Steuernummer, IBAN und der Angabe, ob es sich um einen § 13b-Fall handelt. Jede Rechnung durchläuft eine klare Statusfolge – erfasst, freigegeben oder abgelehnt, später bezahlt – und trägt eine fortlaufende interne Nummer. So wird aus dem Belegstapel ein nachvollziehbarer Vorgang.

Seit der E-Rechnungspflicht bekommen Sie Rechnungen zunehmend als strukturierte Datei. BauOffice liest sie ein: XRechnung (im UBL- oder CII-Format) ebenso wie ZUGFeRD/Factur-X – auch dann, wenn das XML in einer PDF eingebettet ist. Ein deterministischer Parser ohne OCR und ohne KI zieht die Kopfdaten heraus: Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto und die Angaben zum Verkäufer.

Daraus entsteht ein Vorbefüllungs-Vorschlag für den Erfassen-Dialog – nichts wird ungeprüft gespeichert. Erkennt die Datei einen § 13b-Fall, ist das bereits vermerkt. Den Lieferanten ordnet BauOffice absteigend nach Verlässlichkeit zu: erst über die USt-IdNr., dann über die Steuernummer, zuletzt über den exakten Namen. Ist der Verkäufer unbekannt, öffnet sich die Lieferantenanlage bereits vorbefüllt. Fremdwährungen werden bewusst nicht stillschweigend umgerechnet, sondern mit Klartext abgelehnt – verarbeitet werden Euro-Rechnungen.

Die Prüfung einer Eingangsrechnung ist in BauOffice deterministisch: Dieselbe Rechnung ergibt immer dieselben Befunde, und diese werden bei jedem Aufruf frisch gerechnet, nie geschönt zwischengespeichert. Geprüft werden die Summen auf den Cent genau (mit einer Toleranz von einem Cent für Rundung), die Plausibilität der Steuersätze (0, 7 oder 19 Prozent als Hinweis) sowie Fälligkeit und Steuernummer.

Besonders wichtig ist der § 13b-Fall: Weist eine Rechnung mit Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge) trotzdem Umsatzsteuer aus, ist das ein blockierender Fehler – denn ein solcher Steuerausweis ist die klassische § 14c-Falle, bei der der Vorsteuerabzug gesperrt ist. Auch der Pflichtvermerk nach § 14a Abs. 5 wird als Prüfhinweis geführt. Das ersetzt keine Steuerberatung, gibt Ihnen aber deterministische Prüfhinweise, bevor Sie zahlen.

Die teuerste Eingangsrechnung ist die zweimal bezahlte. BauOffice sperrt Dubletten je Lieferant und erkennt sie auch dann, wenn die Nummer unterschiedlich geschrieben ist: „RE-1/2026" und „RE 1 2026" gelten als dieselbe Rechnung, weil die Nummern vor dem Vergleich normalisiert werden.

Wird eine bereits erfasste Rechnung erneut angelegt, blockiert das System und nennt die interne Nummer des bestehenden Belegs. So finden Sie das Original sofort, statt zu rätseln, ob Sie gerade eine Doppelzahlung anstoßen.

Erfassen und Freigeben sind bewusst getrennt: Erfassen dürfen Owner, Admin und Mitarbeiter, freigeben ausschließlich Owner und Admin. Eine Rechnung mit blockierenden Befunden lässt sich nicht freigeben – der Prüfschritt ist keine Formalie, die man wegklickt. Ab der Freigabe ist der Inhalt gesperrt, GoBD-analog wie bei einer festgeschriebenen Ausgangsrechnung.

Optional erfassen Sie die Positionen einer Eingangsrechnung mit DIN-276-Kostengruppe; die Positions-Summe muss dabei zur Kopfsumme passen. Diese Positionen fließen als eigene Serie „Fremdleistung" ins Kostencontrolling und lassen sich einer Beauftragung zuordnen, sodass Soll und Ist je Nachunternehmer sichtbar werden. Einen automatischen Bankabgleich, Skontoberechnung oder Gutschriften gibt es hier bewusst nicht – der Fokus liegt auf Prüfung, Freigabe und Kostenzuordnung.