Subunternehmer kostenfrei einbinden – mit eingeschränktem Zugang
Subunternehmer und externe Partner einfach einbinden: Sie sehen nur die Aufgaben, die ihnen zugewiesen sind – keine anderen Projekte oder Betriebsdaten, kein eigenes Tool notwendig, kostenlos.
Das Problem: Externe im eigenen System – ohne Kontrollverlust
Subunternehmer brauchen Informationen: Welche Aufgaben sind für sie offen? Was ist die Frist? Welche Pläne gelten? Heute läuft das über Ausdrucke, WhatsApp und Telefon – oder der Subunternehmer bekommt vollen Systemzugang, obwohl er nur einen Bruchteil sehen sollte.
Mit dem eingeschränkten Subunternehmer-Zugang in BauOffice haben externe Partner genau das, was sie brauchen – und nichts weiter. Sie sehen ausschließlich die Aufgaben, die ihnen zugewiesen wurden, können Kommentare und Fotos hinzufügen und erledigte Aufgaben abhaken. Kundendaten, andere Projekte und interne Informationen bleiben verborgen.
Kostenfreier Zugang für externe Partner
Externe Subunternehmer zahlen keine eigene BauOffice-Lizenz. Der Subunternehmer-Zugang ist als eigenständige Rolle konzipiert und im Tarif des Hauptbetriebs enthalten. So können Betriebe mit mehreren Gewerken und Partnerunternehmen zusammenarbeiten, ohne für jeden Partner eine weitere Lizenz kaufen zu müssen.
Das senkt die Hemmschwelle, externe Partner in das eigene System zu integrieren – und schafft damit eine deutlich effizientere Kommunikation als Ausdrucke und Messenger-Nachrichten.
Nur zugewiesene Aufgaben sichtbar
Das Berechtigungsmodell für den Subunternehmer-Zugang ist strikt: Jeder externe Nutzer sieht ausschließlich die Aufgaben und Projekte, denen er explizit zugewiesen wurde. Andere Projekte, Kundendaten, interne Kommentare oder Stammdaten des Betriebs bleiben vollständig verborgen.
Dieses Minimal-Prinzip schützt Betriebsgeheimnisse und Kundendaten – und ist gleichzeitig das einfachste Modell für externe Partner: kein komplexes Rechtesystem, keine Einweisung nötig. Einfach einladen, zuweisen, fertig.
DSGVO-konform und mandanten-isoliert
Subunternehmer-Accounts sind vollständig mandanten-isoliert: Ein externer Partner kann ausschließlich Daten des einladenden Betriebs sehen, und auch nur die zugewiesenen Ausschnitte davon. Alle Zugriffe sind protokolliert.
Bei Beendigung der Zusammenarbeit wird der Subunternehmer-Account deaktiviert oder gelöscht. Alle damit verbundenen Daten – Kommentare, Fotos, Aktivitätsprotokolle – bleiben dem Betrieb erhalten, die Zugriffsberechtigungen erlöschen sofort.
Häufige Fragen
Muss ein Subunternehmer für BauOffice bezahlen?
Nein. Der Subunternehmer-Zugang ist kostenlos für externe Partner. Er ist im Tarif des einladenden Bau- oder Handwerksbetriebs enthalten. Der Subunternehmer braucht lediglich einen eigenen Account (E-Mail und Passwort) und erhält dann eingeschränkten Zugang.
Was kann ein Subunternehmer in BauOffice machen?
Subunternehmer können zugewiesene Aufgaben einsehen, Kommentare hinzufügen, Fotos hochladen, Status aktualisieren und Formulare ausfüllen – sofern diese an die entsprechende Aufgabe geknüpft sind. Auf andere Projektdaten, Kundendaten oder Betriebsinformationen haben sie keinen Zugriff.
Wie lade ich einen Subunternehmer ein?
Sie tragen die E-Mail-Adresse des Partners ein und weisen ihm direkt die gewünschten Aufgaben oder Projekte zu. Der Partner erhält eine Einladungs-E-Mail, richtet seinen Account ein und hat sofort Zugang zu seinen Aufgaben – ohne weitere Einrichtung.
Was passiert nach Abschluss der Zusammenarbeit?
Sie deaktivieren oder löschen den Subunternehmer-Account. Die Zugriffsrechte erlöschen sofort. Alle Daten, die der Subunternehmer im System hinterlassen hat (Kommentare, Fotos, Statusänderungen), bleiben als Teil Ihrer Betriebsdokumentation erhalten.
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