Freigabe-Workflow: Änderungen und Anfragen strukturiert genehmigen
Änderungen nicht mehr per Zuruf regeln – sondern per strukturiertem Freigabe-Workflow: Anfrage stellen, prüfen, entscheiden, Nachweis behalten. Wer hat wann was freigegeben, ist jederzeit belegbar.
Änderungen ohne Freigabe kosten Zeit und Geld
Auf Baustellen entstehen täglich Situationen, in denen etwas anders läuft als geplant: ein Bauteil ist nicht lieferbar, eine Vorgabe passt nicht zur Realität, der Auftraggeber wünscht eine Änderung. Ohne klaren Prozess entstehen Unklarheiten, wer was genehmigt hat – und später Streit über Nachträge.
Der Freigabe-Workflow in BauOffice schafft Struktur: Eine Änderungsanfrage wird gestellt, die zuständige Person prüft sie und entscheidet. Die Entscheidung – mit Zeitstempel, Name und optionaler Begründung – ist unveränderlich dokumentiert.
Ablauf: Anfragen → Prüfen → Freigeben
Der Prozess ist bewusst einfach gehalten. Ein Mitarbeiter, Bauleiter oder Subunternehmer stellt eine Freigabeanfrage zu einer Aufgabe oder einem Projekt: mit Titel, Beschreibung und ggf. Anhängen.
Die anfragende Person und alle Beteiligten sehen den Status der Anfrage (angefragt → in Prüfung → freigegeben oder abgelehnt). Wer die Entscheidung trifft, hinterlässt automatisch einen Nachweis: Entscheider, Zeitstempel und optionale Begründung. Das Aktivitätsprotokoll dokumentiert jeden Schritt.
Lückenloser Nachweis für Nachtrag und Streitfall
Ein genehmigter Freigabe-Request ist mehr als ein grüner Haken: Er ist ein belegbarer Nachweis, dass ein Auftraggeber, ein Bauleiter oder ein Vorgesetzter einer Änderung zu einem bestimmten Zeitpunkt ausdrücklich zugestimmt hat.
Bei Nachtragsverhandlungen ist dieser Nachweis entscheidend: Statt Wort gegen Wort steht ein datierter Eintrag im System, der belegt, was wann von wem genehmigt wurde. Das stärkt Ihre Position erheblich gegenüber Auftraggebern, die sich nachträglich nicht mehr erinnern wollen.
Freigaben für Aufgaben, Anfragen und Formulare
Der Freigabe-Workflow ist flexibel einsetzbar: Eine Änderungsanfrage kann sich auf eine Aufgabe, ein Projekt oder eine Formular-Antwort beziehen. So lassen sich sowohl technische Änderungen (Materialwechsel, Planabweichung) als auch organisatorische Entscheidungen (Terminverschiebung, Zusatzleistung) strukturiert abwickeln.
Für Betriebe mit Qualitätsmanagement oder VOB/B-Baustellen ist der Workflow ein wichtiger Baustein in der Dokumentationskette.
Häufige Fragen
Wer kann eine Freigabeanfrage stellen?
Jeder Nutzer mit Schreibrecht auf eine Aufgabe oder ein Projekt kann eine Freigabeanfrage stellen. Die Entscheidung (Freigabe oder Ablehnung) trifft ein Nutzer mit der entsprechenden Entscheider-Berechtigung – in der Regel Bauleiter, Inhaber oder Auftraggeber.
Was passiert, wenn eine Anfrage abgelehnt wird?
Eine abgelehnte Anfrage wird mit Begründung dokumentiert. Der Antragsteller wird benachrichtigt. Der Status wechselt auf abgelehnt, und die Entscheidung bleibt im Aktivitätsprotokoll erhalten. Das ermöglicht eine saubere Nachverfolgung auch bei negativen Entscheidungen.
Wie unterscheidet sich das vom normalen Kommentar-Feld?
Ein Kommentar ist unstrukturiert und hinterlässt keinen formellen Nachweis. Der Freigabe-Workflow erzeugt einen datierten, signierten Entscheidungseintrag mit formalem Status. Das ist für Nachtragsverhandlungen, Streitfälle und Qualitätsdokumentation deutlich belastbarer als ein Freitext-Kommentar.
Kann der Auftraggeber selbst in BauOffice Freigaben erteilen?
Ja, wenn der Auftraggeber einen Gastbenutzer-Zugang hat. Alternativ kann die Entscheidung durch den eigenen Bauleiter dokumentiert werden – mit Nachweis, dass eine externe Zustimmung vorlag. Beide Varianten sind im System hinterlegt.
Passend dazu
Bereit, Büro und Baustelle zu vereinen?
Kunden, Angebote, Projekte, Baustellen und Abrechnung an einem Ort – wir richten Ihren Zugang in der Pilotphase persönlich ein.
Keine Kreditkarte · Persönliche Einrichtung · Hosting in Deutschland