Beobachter und automatische Benachrichtigungen für Aufgaben
Alle relevanten Personen als Beobachter eintragen – bei jeder Statusänderung, jedem neuen Kommentar oder Foto werden sie automatisch benachrichtigt, auf Wunsch auch per Push aufs Smartphone. Nichts bleibt unbemerkt.
Warum Beteiligte immer im Bild sein müssen
Auf Baustellen sind viele Parteien gleichzeitig aktiv: Bauleiter, Subunternehmer, Auftraggeber und Büro. Wenn sich an einer Aufgabe etwas ändert, muss die Information ankommen – ohne dass jemand aktiv nachfragen muss. Das Beobachter-Prinzip in BauOffice löst genau dieses Problem: Sie tragen Personen als Beobachter ein, die über den Fortschritt einer Aufgabe oder eines Projekts informiert bleiben sollen.
Bei jeder relevanten Änderung – neuer Kommentar, Statuswechsel, neues Foto, geänderte Frist – werden alle Beobachter automatisch benachrichtigt. Keine manuellen Weiterleitungen, kein Vergessen, keine Informationslücken mehr.
Beobachter je Aufgabe oder je Projekt einrichten
Die Beobachter-Funktion lässt sich flexibel einsetzen: Sie können einzelne Aufgaben beobachten lassen (etwa eine kritische Mängelposition kurz vor der Abnahme) oder ganze Projekte (der Auftraggeber bekommt automatisch mit, wenn wichtige Meilensteine erledigt sind).
Jeder Benutzer kann selbst Beobachter anderer Aufgaben und Projekte werden oder von Büro und Bauleiter als Beobachter eingetragen werden. Subunternehmer und Externe können ebenfalls als Beobachter agieren, solange sie Zugriff auf die jeweilige Aufgabe haben.
Benachrichtigungen: informiert ohne ständiges Nachschauen
Alle Benachrichtigungen laufen im Benachrichtigungs-Posteingang von BauOffice zusammen – Beobachter sehen auf einen Blick, was sich geändert hat. Zusätzlich lassen sich Push-Benachrichtigungen aufs Smartphone (iOS/Android) und in den Browser aktivieren, sofern der Betrieb den Push-Kanal freigeschaltet hat; die Freischaltung liegt bewusst beim Betrieb, weil die Push-Zustellung über die Dienste der Gerätehersteller läuft.
Push-Benachrichtigungen können darüber hinaus je Nutzer und Gerät ein- oder ausgeschaltet werden. Wer lieber selbst nachschauen möchte, aktiviert keine Push-Einstellungen und bleibt trotzdem über Posteingang und Aktivitätsprotokoll informiert.
Datenschutz: Beobachter sehen nur, was sie sehen dürfen
Beobachter erhalten Benachrichtigungen, aber keine erweiterten Zugriffsrechte. Wer Beobachter einer Aufgabe ist, sieht genau das – keine anderen Projekte oder Betriebsdaten. Die Zugriffsbeschränkung gilt auch für Subunternehmer und externe Beteiligte.
Alle Beobachter-Daten sind mandanten-isoliert, DSGVO-konform gespeichert und in die Löschpfade eingebunden. Verlässt ein Nutzer den Betrieb oder wird sein Account gelöscht, werden auch seine Beobachter-Einträge und Push-Tokens entfernt.
Häufige Fragen
Wer kann Beobachter einer Aufgabe werden?
Jeder Nutzer des Mandanten – also Mitarbeiter, Bauleiter und auch Subunternehmer mit beschränktem Zugang – kann als Beobachter eingetragen werden, sofern er Leserecht auf die Aufgabe hat. Das Büro kann Beobachter auch im Namen anderer eintragen.
Über welche Ereignisse werden Beobachter benachrichtigt?
Beobachter werden benachrichtigt bei: Statusänderungen, neuen Kommentaren, neuen Fotos oder Dateien, Änderungen der Frist oder des Verantwortlichen sowie weiteren relevanten Aktivitäten an der Aufgabe oder dem Projekt – im Benachrichtigungs-Posteingang und, sofern aktiviert, per Push.
Kann ich die Benachrichtigungen auch deaktivieren?
Ja. Jeder Nutzer kann Push-Benachrichtigungen je Gerät aktivieren oder deaktivieren. Das Beobachter-Verhältnis bleibt bestehen; lediglich die Push-Zustellung wird unterbrochen. Im Aktivitätsprotokoll bleiben alle Änderungen weiterhin sichtbar.
Sehen Beobachter sensible Betriebsdaten?
Nein. Beobachter erhalten nur Benachrichtigungen zur jeweiligen Aufgabe oder zum Projekt, das sie beobachten. Sie erhalten keine erweiterten Zugriffsrechte auf andere Daten des Betriebs. Das Rollenmodell und die Mandanten-Isolation bleiben unverändert.
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