PDF-Berichte, Abnahmeprotokoll und digitale Unterschrift

Mängel werden in BauOffice als Tickets erfasst, mit Fotos, Status und Frist versehen. Für die Weitergabe an Auftraggeber, Sachverständige oder Subunternehmer lässt sich daraus mit einem Klick eine professionelle PDF-Mängelliste erzeugen.

Die Mängelliste enthält Projektkopf (Name, Adresse, Datum), die Tickets mit Status, Beschreibung und Foto-Thumbnails sowie Ihr Firmenlogo. Das spart das manuelle Aufbereiten in Word oder Excel und stellt sicher, dass Auftraggeber und Team immer dieselbe, aktuelle Liste erhalten.

Die förmliche Abnahme ist der rechtlich bedeutsamste Moment eines Bauprojekts: Sie beendet die Beweislastperiode des Auftragnehmers und startet die Gewährleistungsfrist. BauOffice erzeugt auf Knopfdruck ein Abnahmeprotokoll mit Projektdaten, offenen und erledigten Mängeln sowie Feldern für die digitale Unterschrift beider Parteien.

Der Auftraggeber unterschreibt direkt auf dem Tablet oder Smartphone – die Unterschrift wird als Bild gesichert und unveränderlich mit Protokoll, Unterzeichner-Name und Zeitstempel verknüpft. So entsteht eine revisionssichere Abnahmedokumentation, ohne Papier oder Nachbearbeitung im Büro.

Das Aktivitätsprotokoll in BauOffice dokumentiert automatisch den Projektverlauf: Statusänderungen, Fotoerfassungen, Kommentare, Aufgabenerledigungen. Für einen definierten Zeitraum lässt sich daraus ein PDF-Bautagebuch erzeugen – chronologisch geordnet, mit Projektbezug und Ihrem Firmenlogo.

Das digitale Bautagebuch ist für viele Bau- und Handwerksbetriebe zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, hat aber erhebliche Beweisfunktion: bei Behinderungsanzeigen, Nachtragsverhandlungen und Verzugsstreitigkeiten ist es das stärkste Dokumentationsinstrument, das ein Betrieb vorweisen kann.

Professionelle Auftritte zählen – auch in der Dokumentation. Alle PDF-Berichte tragen automatisch Ihr Firmenlogo, Ihre Betriebsadresse und die Projektstammdaten im Kopf. Das erhöht die Außenwirkung gegenüber Auftraggebern und unterstreicht die Seriosität Ihres Betriebs.

Die Berichtsvorlagen sind vordefiniert und sofort nutzbar. Aufwändiges Formatieren entfällt – Sie exportieren und verschicken, fertig.

Eine digitale Unterschrift auf einem Tablet ist kein Designelement, sondern ein rechtsrelevanter Nachweis – sofern Name, Rolle und Zeitstempel korrekt mitgespeichert werden. In BauOffice wird die Unterschrift als PNG-Bild gesichert, zusammen mit dem Unterzeichner-Namen, der Funktion (z. B. Auftraggeber, Bauleiter) und dem Zeitstempel.

Diese Verknüpfung ist unveränderlich und im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar. Dass die Unterschrift digital eingeholt wird, macht sie nicht weniger verbindlich als Papier – sie ist sogar schneller auffindbar und kann nicht verloren gehen.