Nachunternehmer steuern: Beauftragung, Budget, Soll/Ist

Wenn Sie als Generalunternehmer oder Hauptauftragnehmer ein Gewerk weitervergeben, endet die Arbeit nicht mit dem Zuschlag. Der Preisspiegel hat den günstigsten geeigneten Bieter ermittelt und die Vergabe dokumentiert – jetzt geht es darum, das vereinbarte Budget über die Bauzeit im Griff zu behalten. Genau dafür gibt es in BauOffice die Beauftragung.

Eine Beauftragung hält fest, was mit einem Nachunternehmer vereinbart wurde: Lieferant und Projekt, ein Titel und die Netto-Auftragssumme. Sie ist damit das Soll, gegen das später jede eingehende Rechnung dieses Nachunternehmers gemessen wird. So schließt sich die Lücke zwischen der Vergabeentscheidung und der Frage, die am Bauende oft zu spät gestellt wird: Haben wir mehr abgerechnet bekommen, als beauftragt war?

Sie legen die Beauftragung mit der vereinbarten Netto-Auftragssumme an und halten sie über ihren Status (aktiv oder abgeschlossen) aktuell. Optional verknüpfen Sie ein Leistungsverzeichnis: Über den LV-Picker lässt sich die Auftragssumme per Klick aus der LV-Summe übernehmen.

Dieser LV-Bezug ist bewusst eine Referenz und Komfortfunktion – das maßgebliche Soll bleibt die Auftragssumme im Kopf der Beauftragung, nicht eine Positionsübernahme. Damit bleibt die Steuerung schlank und robust: Sie führen ein klares Budget je Nachunternehmer, ohne sich in Positionsabgleichen zu verlieren.

Jede Eingangsrechnung lässt sich einer Beauftragung zuordnen. BauOffice erzwingt dabei Konsistenz in beide Richtungen: Rechnung und Beauftragung müssen denselben Lieferanten und dasselbe Projekt betreffen, sonst wird die Zuordnung abgelehnt. Aus dieser Verknüpfung rechnet das System die Soll-/Ist-Zahlen frisch aus.

Sie sehen je Beauftragung die Auftragssumme, das bereits freigegeben oder bezahlt Abgerechnete, das noch nur Erfasste und den verbleibenden Rest. Abgelehnte Rechnungen zählen nicht mit. Damit ist auf einen Blick klar, wie viel Luft im Budget eines Nachunternehmers noch ist – und zwar über den gesamten Bauverlauf, nicht erst in der Schlussrechnungsprüfung.

Übersteigt die Summe der zugeordneten Rechnungen die Auftragssumme, meldet BauOffice das als Budget-Warnung – dieselbe Regel im Browser wie auf dem Server, ein negativer Rest wird rot ausgewiesen. Diese Warnung blockiert jedoch bewusst nichts. Mehrvergabe und Nachträge an Nachunternehmer sind im GU-Alltag normal; ein System, das die Freigabe hier verbietet, würde an der Realität vorbeigehen.

Sie behalten also die Kontrolle: Die Warnung erscheint schon beim Zuordnen einer Rechnung, sodass Sie sie sehen, bevor Sie freigeben. Ob eine Überschreitung berechtigt ist, entscheiden Sie – die Software rechnet es Ihnen nur nicht schön.

Die zugeordneten Sub-Rechnungen bleiben nicht in einer Insel. Erfassen Sie ihre Positionen mit DIN-276-Kostengruppe, erscheinen sie im Kostencontrolling als eigene Serie „Fremdleistung" – bewusst getrennt von der Erlösseite Ihrer eigenen Rechnungen. So sehen Sie je Kostengruppe, was an Nachunternehmerleistung tatsächlich angefallen ist.

Damit verbindet sich die Nachunternehmer-Steuerung mit der Kostenberechnung: Auf der einen Seite steht, was Sie kalkuliert und beauftragt haben, auf der anderen, was abgerechnet wurde. Der verbleibende Ist-Wert berücksichtigt Rechnung, erfasste Aufwände und Fremdleistung gemeinsam – ein ehrliches Bild der Projektkosten statt einer geschönten Zwischensumme.