E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)

Anders als eine klassische PDF, die im Kern ein Bild der Rechnung ist, besteht eine E-Rechnung aus strukturierten Daten, die ein Buchhaltungssystem direkt einlesen und verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die festlegt, welche Rechnungsbestandteile in welcher Form enthalten sein müssen.

Dadurch lässt sich eine E-Rechnung automatisiert prüfen, zuordnen und verbuchen – ohne dass jemand Beträge von Hand abtippt. Das senkt Fehler und Bearbeitungsaufwand auf der Empfängerseite und ist der Grund, warum öffentliche Auftraggeber und zunehmend auch Unternehmen auf das Format setzen.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFeRD (bzw. das europäische Pendant Factur-X) ist ein Hybridformat: eine PDF, in die dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Sie ist für Menschen lesbar und zugleich maschinell auswertbar.

Beide Formate erfüllen die EN 16931. Welches sich eignet, hängt vom Empfänger ab: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Geschäftskunden, die weiterhin eine ansehnliche PDF erwarten.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die verpflichtende Ausstellung wird gestaffelt eingeführt. An öffentliche Auftraggeber sind E-Rechnungen bereits seit mehreren Jahren Pflicht. Für Handwerks- und Baubetriebe heißt das: Wer an Behörden oder größere Geschäftskunden fakturiert, kommt an der E-Rechnung nicht vorbei.

Eine Branchensoftware wie BauOffice erzeugt die E-Rechnung direkt aus der normalen Rechnung – als XRechnung oder ZUGFeRD, ohne separates Programm. Weil die zugrundeliegende Rechnung GoBD-konform fortlaufend nummeriert und festgeschrieben wird, passt der Inhalt der E-Rechnung jederzeit zum steuerlich relevanten Beleg.