GoBD – Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverwaltung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie digitale Buchführungsunterlagen und Belege korrekt aufzuzeichnen, zu speichern und aufzubewahren sind.
Kernpflichten der GoBD
Die GoBD fordern Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit aller aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle. Elektronische Belege – also auch digitale Rechnungen und Angebote – müssen im Original aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich verändert werden.
Aufbewahrungsfristen: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte: 10 Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege: 6 Jahre.
Relevanz für Handwerksbetriebe
Handwerksbetriebe, die Rechnungen, Lieferscheine und Korrespondenz digital verwalten, sind an die GoBD gebunden. Wichtig: Auch E-Mails, die Geschäftsbriefe darstellen, müssen archiviert werden. Der Wechsel von Papier zu digitaler Buchführung ist möglich, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.
Eine ordentliche digitale Ablage von Projekten, Anfragen und Belegen – wie sie BauOffice ermöglicht – erleichtert die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten erheblich.
GoBD-konforme digitale Prozesse einrichten
Wichtige Maßnahmen: Belege sofort nach Entstehung digital erfassen und unveränderlich speichern, Änderungen protokollieren (Audit-Trail), Zugriff für Betriebsprüfer sicherstellen. Cloud-Lösungen mit manipulationssicherem Protokoll erleichtern die Einhaltung dieser Anforderungen.
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