Seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 ist klar: Arbeitgeber in Deutschland sind grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Wer bisher auf Stempelkarten oder das Gedächtnis der Mitarbeiter gesetzt hat, muss handeln.
Dieser Artikel erklärt die aktuelle Rechtslage, nennt die Konsequenzen bei Verstößen und zeigt, wie Handwerksbetriebe die Arbeitszeiterfassung effizient und praxistauglich einführen – auch als Grundlage für eine bessere Stundensatz-Kalkulation. Wer seinen Stundensatz noch gar nicht kalkuliert hat, findet dazu den Leitfaden Stundensatz im Handwerk berechnen.
Die aktuelle Rechtslage: Was gilt seit dem BAG-Urteil?
Das BAG-Urteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat aus einer EU-Richtlinie (EuGH-Entscheidung "CCOO" von 2019) eine unmittelbar anwendbare Pflicht zur Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Das Gericht urteilte: Arbeitgeber sind bereits jetzt verpflichtet, ein System zur Aufzeichnung der Arbeitszeit einzuführen – unabhängig davon, ob der Gesetzgeber ein neues Arbeitszeitgesetz verabschiedet.
Konkret bedeutet das für Handwerksbetriebe:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.
- Die Aufzeichnung kann durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen – aber der Arbeitgeber ist für die Einführung des Systems verantwortlich.
- Pausen müssen separat ausgewiesen werden.
Was gilt bereits nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)?
Das Arbeitszeitgesetz enthält schon seit Jahrzehnten eine Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit: §16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, Überstunden (Arbeitszeit über 8 Stunden täglich) aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht gilt heute zusätzlich zur neuen BAG-Rechtsprechung.
Mindestlohngesetz (MiLoG) im Handwerk besonders relevant
Im Mindestlohngesetz ist für bestimmte Branchen – darunter das Baugewerbe – eine besondere Dokumentationspflicht verankert. Für geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer in Branchen mit erhöhtem Kontrolldruck müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Welche Aufzeichnungen sind Pflicht?
Für eine rechtssichere Arbeitszeitdokumentation müssen folgende Daten erfasst werden:
- Datum des Arbeitstages
- Beginn der Arbeitszeit (Beginn der tatsächlichen Arbeit, nicht der Anreise)
- Ende der Arbeitszeit
- Pausen (Dauer und Zeitpunkt)
- Daraus resultierende Nettostunden
Zusätzlich empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben:
- Projektzuordnung (welcher Auftrag / welche Baustelle)
- Tätigkeitsbeschreibung (was wurde gemacht)
- Fahrzeit (separat von Arbeitszeit)
Die letzten drei Punkte sind zwar keine gesetzliche Pflicht – aber für die Projektabrechnung und die Stundensatzkontrolle unverzichtbar.
Konsequenzen bei fehlender Arbeitszeiterfassung
Wer keine Arbeitszeiterfassung führt, riskiert mehrere Probleme:
Arbeitsrechtliche Streitigkeiten
Ohne Zeiterfassung kann ein Mitarbeiter bei einem Streit über Überstunden behaupten, er habe 60 Stunden pro Woche gearbeitet – und der Arbeitgeber hat kein Gegendokument. In der Rechtsprechung geht das zulasten des Arbeitgebers.
Kontrollen durch den Zoll
Das Zollamt kontrolliert im Baugewerbe regelmäßig die Einhaltung des Mindestlohns. Fehlende Zeitaufzeichnungen sind ein Bußgeldtatbestand – die Bußgelder reichen bis zu 30.000 Euro pro Fall.
Haftungsrisiken bei Arbeitsunfällen
Bei einem Arbeitsunfall prüft die Berufsgenossenschaft auch die Arbeitszeiten. Fehlende oder manipulierte Aufzeichnungen können zu Leistungskürzungen oder Haftungsproblemen führen.
Praktische Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung
Die gesetzlichen Vorgaben lassen viel Spielraum bei der Art der Erfassung offen. Eine handschriftliche Stundenzettel-Lösung ist legal – aber in der Praxis für Handwerksbetriebe mit mobilen Mitarbeitern kaum handhabbar.
Was eine praxistaugliche Lösung leisten muss:
- Erfassung am Smartphone direkt auf der Baustelle
- Projektzuordnung mit wenigen Klicks
- Übersicht für den Inhaber / die Büroadministration
- Exportfunktion für Lohnabrechnung oder Steuerberater
- Revisionssichere Speicherung (keine nachträgliche Änderung ohne Protokoll)
Arbeitszeiterfassung und Projektabrechnung verbinden
Ein oft unterschätzter Nutzen der Zeiterfassung: Sie ist die Grundlage für eine objektive Projektnachkalkulation. Wenn Sie wissen, wie viele Stunden ein Auftrag wirklich gedauert hat, können Sie prüfen, ob Ihre Kalkulation gestimmt hat.
Betriebe, die Arbeitszeiten projektbezogen erfassen, erkennen systematisch:
- Welche Auftragstypen profitabel sind
- Wo Mitarbeiter mehr Zeit brauchen als geplant
- Ob der Stundensatz die tatsächlichen Kosten deckt
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Aufbewahrungsfristen beachten
Nach §16 ArbZG müssen Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Nach dem Mindestlohngesetz gelten für die genannten Branchen ebenfalls zwei Jahre. Praktisch empfehlenswert ist eine längere Aufbewahrung von fünf bis zehn Jahren, da arbeitsrechtliche Ansprüche in seltenen Fällen auch länger geltend gemacht werden können.
Einführung in drei Schritten
Schritt 1: System auswählen
Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrer Betriebsgröße passt und von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Entscheidend ist Einfachheit: Wenn das Einstempeln länger dauert als das Aufstellen eines Werkzeugs, wird es nicht konsequent genutzt.
Schritt 2: Mitarbeiter einbinden
Erklären Sie dem Team, warum die Erfassung wichtig ist – nicht nur für rechtliche Compliance, sondern auch im Sinne fairer Abrechnung. Mitarbeiter, die verstehen, dass korrekte Zeiterfassung auch ihren eigenen Überstunden-Nachweis stärkt, sind motivierter.
Schritt 3: Kontrollroutine etablieren
Prüfen Sie die erfassten Zeiten wöchentlich. Unvollständige Einträge werden so schnell erkannt und nachgetragen – bevor die Details vergessen sind.
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung im Handwerk
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Minijobber? Ja. Für Minijobber und geringfügig Beschäftigte im Sinne des Mindestlohngesetzes gilt eine besonders strenge Aufzeichnungspflicht, die bereits seit 2015 in Kraft ist.
Dürfen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst erfassen? Ja. Der Arbeitgeber kann die Erfassung delegieren, ist aber verantwortlich für die Einführung eines geeigneten Systems und die Kontrolle der Einträge.
Was gilt für leitende Angestellte und Inhaber? Leitende Angestellte im Sinne von §5 Abs. 3 BetrVG können von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sein. Inhaber, die selbst handwerklich tätig sind, sind als Arbeitgeber nicht von der Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter entbunden – für ihre eigene Arbeitszeit hingegen gibt es keine gesetzliche Pflicht.
Wie lange kann ein Mitarbeiter klagen, wenn Überstunden nicht bezahlt wurden? Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§195 BGB), beginnend am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ohne Zeiterfassung hat der Arbeitgeber in diesem Fall wenig Verteidigungsmöglichkeiten.
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