Lohn-Export: Stunden und Abwesenheiten als Monats-CSV

Zeiterfassung ist in vielen Betrieben deshalb unbeliebt, weil sie doppelt Arbeit macht: Erst stempeln die Monteure, dann tippt jemand im Büro dieselben Stunden noch einmal ins Lohnprogramm – inklusive Urlaub und Krankheit aus einer separaten Liste. Fehler entstehen genau dort, und auffallen tun sie auf der Lohnabrechnung.

Der Lohn-Export schließt diesen Bruch. Sie wählen einen Monat und bekommen eine CSV-Datei mit den abgeschlossenen Zeiten – aggregiert je Mitarbeiter, Tag und Projekt – sowie den genehmigten Abwesenheiten als Tageszeilen. Wochenenden und Feiertage erzeugen dabei keine Zeilen; die Feiertage richten sich nach dem Bundesland.

Hier ist Klarheit wichtiger als ein starkes Versprechen: Die Datei ist DATEV-kompatibel aufgebaut, sie ist aber kein natives LODAS-Format. Das Spaltenlayout ist ein Entwurf aus dem Pilotbetrieb und sollte einmal mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Lohnbüro abgestimmt werden. Dieser Hinweis steht nicht nur hier, sondern auch in der Anwendung selbst über dem Download.

Wir halten das für den redlicheren Weg. Eine Schnittstelle als „fertig" zu bewerben, die beim ersten Monatsabschluss beim Steuerberater aufschlägt, hilft niemandem. Die Datei ist Semikolon-getrennt und so kodiert, dass Excel sie ohne Verrenkungen mit korrekten Umlauten öffnet.

Damit die Zeilen im Lohnprogramm ankommen, braucht jeder Mitarbeiter seine Personalnummer – die pflegen Sie direkt am Mitarbeiter. Welche Lohnarten für Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und die übrigen Abwesenheitsarten gelten, hinterlegen Sie einmal in den Einstellungen zur Zeiterfassung.

Beides ist bewusst nicht erzwungen: Ist eine Lohnart nicht gepflegt, bleibt die Spalte leer, statt den Export zu blockieren. Als Kostenstelle wird die Kundennummer des Auftraggebers zum jeweiligen Projekt herangezogen – Projekte selbst haben keine eigene Nummer, und eine zu erfinden wäre geraten statt gerechnet.

Vor dem Download sehen Sie, woran es hakt: welche Mitarbeiter keine Personalnummer haben – namentlich, nicht als Zahl –, bei wem die Wochenstunden fehlen, welche Lohnarten ungepflegt sind und ob der Monat überhaupt Daten enthält. Nichts davon blockiert den Export, und nichts davon wird stillschweigend geschluckt.

Dasselbe Prinzip gilt im Detail: Ohne hinterlegte Wochenstunden lässt sich der Stundenwert eines Urlaubstags nicht seriös ausrechnen. Statt ersatzweise 8,00 einzusetzen, bleibt das Stundenfeld leer und die Zeile weist stattdessen aus, ob es ein ganzer oder ein halber Tag war. Eine erfundene Zahl in einer Lohndatei ist schlimmer als eine leere Zelle – die leere Zelle fällt auf.