Bankabgleich: Kontoauszug einlesen statt Zahlungen abtippen

Solange Zahlungen von Hand erfasst werden, bleibt der Zahlungsstand immer ein Stück hinter der Realität zurück. Und das rächt sich an der unangenehmsten Stelle: Sie mahnen einen Kunden an, der längst überwiesen hat. Das kostet nicht nur Zeit, sondern Vertrauen – und ausgerechnet bei den Kunden, die pünktlich zahlen.

Der Bankabgleich dreht das um. Sie laden den Kontoauszug als camt.053-Datei aus Ihrem Online-Banking herunter und in BauOffice hoch. Die Umsätze werden gelesen, gegen Ihre offenen Posten gehalten und mit einem Vorschlag versehen. Was Sie danach tun, ist bestätigen – nicht abtippen.

BauOffice bekommt bewusst keinen Zugriff auf Ihr Bankkonto. Kein EBICS, kein FinTS, keine Kontovollmacht und kein Drittanbieter, der zwischen Ihnen und Ihrer Bank sitzt. Der Weg ist derselbe wie bei DATANORM oder GAEB: eine Datei, die Sie selbst exportieren und selbst hochladen.

Das kostet einen Handgriff im Monat und spart die Diskussion darüber, wer außer Ihnen Ihre Kontobewegungen sehen darf. Gelesen wird der ISO-20022-Standard camt.053, den praktisch jede deutsche Bank im Online-Banking anbietet – auch Sammelbuchungen werden dabei in ihre Einzelposten aufgelöst.

Jeder Umsatz bekommt eine von drei Einstufungen. „Sicher" heißt: Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck oder in der Referenz, der Betrag stimmt auf den Cent mit dem offenen Betrag überein, und es gibt genau einen passenden Beleg. „Wahrscheinlich" heißt: Der Betrag ist eindeutig und die Gegenseite plausibel – etwa, weil dieselbe IBAN schon einmal einer bestätigten Zuordnung zugrunde lag. Alles andere bleibt offen.

Entscheidend ist, was das System nicht tut. Passt die erkannte Rechnungsnummer, aber der Betrag weicht ab, gibt es keinen Rückfall auf „na ja, der Betrag könnte passen" – dann bleibt der Umsatz unzugeordnet. Kommen zwei Belege in Frage, wird nicht geraten. Lastschriften und Fremdwährungen werden erfasst, aber nie zugeordnet. Ein Vorschlag, der falsch liegt, ist teurer als gar kein Vorschlag.

Kein Umsatz wird automatisch verbucht. Sie sehen die Liste mit den Vorschlägen, ordnen einzeln zu, holen Fehlgriffe zurück oder blenden Privatentnahmen und Kontoführungsgebühren als „ignoriert" aus. Für den Regelfall gibt es „Alle sicheren Vorschläge buchen" – das bucht ausschließlich die als sicher eingestuften Zeilen und fragt vorher nach.

Die Verbuchung läuft über denselben Weg wie eine von Hand erfasste Zahlung, damit Zahlungsstatus, offene Posten und Mahnwesen genau so reagieren wie gewohnt. Laden Sie versehentlich denselben Auszug zweimal hoch, wird das erkannt. Auch überlappende Zeiträume – der Klassiker beim Monatswechsel – führen nicht dazu, dass ein Umsatz doppelt ankommt.

Der Zugriff hängt nicht am Rechnungsrecht, sondern an einer eigenen Berechtigung für Zahlungen – und zwar schon fürs bloße Ansehen. Der Grund ist simpel: Auf einem Geschäftskontoauszug stehen Löhne, Privatentnahmen und Lieferantenzahlungen. Das ist deutlich mehr, als jemand sehen soll, der Rechnungen schreiben darf.

Verwendungszwecke, IBANs und Namen der Gegenseite tauchen entsprechend weder im Aktivitätsprotokoll noch in Protokolldateien auf – dort stehen nur Zähler und Referenzen.